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Digital asset management: gestire le informazioni in azienda. Intervista a Michele Barbagli, CEO di Sintra Digital Business

Come si gestiscono oggi gli asset digitali di un’impresa? Quali gli strumenti per razionalizzare la grande quantità di informazioni e contenuti presenti in azienda? Ne parla Michele Barbagli, CEO di Sintra Digital Busines, nell’intervista a Space for Pedia.

La pandemia e tutti i nuovi scenari degli ultimi anni hanno portato l’umanità ad utilizzare ancora di più i mezzi digitali, producendo contenuti di ogni genere che oggi devono essere gestiti e razionalizzati perché il loro volume è aumentato notevolmente. Anche in azienda le informazioni stanno proliferando sempre di più, e molti imprenditori hanno il problema di dover gestire questa mole di dati.

La gestione delle informazioni in azienda

Tutti i comparti aziendali hanno delle esigenze in questo senso oggi: il marketing, l’R&D, le vendite. Cosa devono fare allora le imprese? Fino ad ora la gestione dei contenuti è avvenuta principalmente attraverso le cartelle. Oggi esistono strumenti verticali per centralizzare il dato, per avere sicurezza e unicità del dato, per gestire le versioni, il workflow e l’approvazione di un contenuto, in modo da essere certi che tutti in azienda utilizzino le stesse immagini, gli stessi documenti, gli stessi dati.

In contesti più maturi sotto questo punto di vista, come quello delle aziende farmaceutiche, un bisogno simile era già presente da oltre 10-15 anni. Invece nel manifatturiero e in tutto quello che è il mondo delle PMI italiane questa esigenza è stata finora soddisfatta in modo artigianale attraverso l’utilizzo di cartelle e strumenti cloud come Google Drive; soluzioni che non sono sufficienti a coordinare tutti gli uffici e ad avere dei processi di conservazione e utilizzo degli asset digitali.

Investire su soluzioni cloud e SaaS

Per gli imprenditori è importante capire come affrontare al meglio temi quali sicurezza, condivisione e gestione di questo magazzino fatto di informazioni sempre crescenti, e come coniugare la riservatezza con piattaforme e strumenti di vario genere. Da un punto di vista normativo esiste la norma ISO 27001 che abbraccia tutto quello che è il tema della sicurezza aziendale del dato, prevedendo anche delle note sulla gestione degli asset digitali: in particolare, ci dice che i cloud principali sul mercato (Google, Microsoft, Amazon, Alibaba) sono compliant, quindi soddisfano i criteri della norma.

Da un punto di vista più tecnico invece si deve avere la consapevolezza che oggi non si può parlare di digital transformation senza parlare di cloud transformation soprattutto perché, in termini di tempi e costi di realizzazione, le soluzioni basate sul cloud sono più efficaci e più affini con le dinamiche delle aziende di oggi, che non possono più fare dei piani di investimento quinquennali o decennali ma devono avere una strategia più aderente all’andamento del mercato. Inevitabilmente, le tecnologie e gli strumenti a supporto di questa strategia devono avere una certa agilità e prontezza in termini di tempi e soprattutto di costi che non devono essere più legati a investimenti da ammortizzare in cinque o dieci anni ma devono essere costi variabili con i ricavi.

Una strada questa che ha portato per esempio Microsoft a rivoluzionare totalmente il suo modo di fare mercato e la sua offerta, con effetti positivi sul suo business ma anche sulle aziende che utilizzano gli strumenti, le quali possono serenamente acquisire dei servizi nel momento in cui ne hanno bisogno. Questa deve essere la logica: nell’era dell’accesso e non più del possesso anche il software sta seguendo questa strada con piattaforme SaaS (software as a service).

Razionalizzare il patrimonio storico dell’azienda

Con questi strumenti si può anche gestire un altro aspetto importante, soprattutto per le PMI italiane: quello dell’heritage marketing. Avere razionalizzato tutto il patrimonio storico di un’azienda, la sua vita, la sua storia, i suoi prodotti, costituisce un vantaggio competitivo ma anche una creazione di valore. Queste piattaforme permettono di gestire i processi di memorizzazione, approvazione e modifica di questi contenuti in una prima fase, e in una seconda fase consentono una loro distribuzione multicanale su web, carta, video, app e altri canali.

 

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